Sistem Perkomputeraan Pengurusan SPBT

l.  LATAR BELAKANG

            Sistem perkomputeraan Pengurusan SPBT mula dirancang pada tahun 1996 tetapi Aplikasinya tidak dibuat secara menyeluruh.

Kebanyakan program yang dibina hanya bersifat dalaman iaitu untuk kegunaan sekolah itu sendiri. Kekurangan yang ketara menyebabkan kebanyakan program itu tidak dapat dijalankan secara sepenuhnya. Oleh itu, pada tahun 2002 pihak Jabatan Pendidikan Negeri Johor serta Penyelia-penyelia SPBT Daerah menyedari keperluan tentang satu sistem perkomputeran SPBT yang seragam, sistematik dan efisyen yang dapat membantu guru-guru SPBT Negeri Johor dalam pengurusan SPBT di sekolah untuk mewujudkan pengurusan yang lebih cemerlang.

Pihak Jabatan Pendidikan Negeri Johor dengan kerjasama Pejabat Pendidikan Daerah telah membentuk satu kumpulan kerja yang terdiri daripada sekolah-sekolah dari buah daerah iaitu, Johor Bahru, Kluang, batu pahat dan Muar.

Sekolah-sekolah dari 4 buah daerah ini dipilih kerana sekolah tersebut telah menghasilkan sistem perkomputeran SPBT mereka sendiri. 

Sekolah-sekolah yang terlibat ialah, SMK Sultan Abdul Jalil, SMK Kahang Timur (Kluang) , SJK(C) Yani ( Batu Pahat ), SMK Parit Bunga ( Muar ), dan SK Sri Skudai, Johor Bahru.

Setelah menghadiri beberapa taklimat, bengkel dan mesyuarat akhirnya terhasillah satu program inovasi yang diberi nama Sisteks Versi 1.1.

Persekitaran Peroperasian Sisteks versi 1.1 berdasarkan peroperasian window 95 ke atas dan perisian yang perlu dimasukkan adalah “ Microsoft Acess 2000”. Mudah dan mesra penggunaannya. Latihan dan Panduan akan diberikan untuk memantapkan lagi penggunaan Sisteks Versi 1.1

2. RASIONAL 

a) Kekurangan pengurusan SPBT secara manual

• Maklumat terdahulu sukar diperoleh kerana sistem fail yang kurang sistematik.
• Terdapat pecahan maklumat yang perlu diakses oleh pihak pengurusan sekolah, pihak pentadbiran dan guru tingkatan/kelas untuk membuat penyemakan mengenai butiran maklumat Ibu Bapa/Penjaga sebelum agihan dilaksanakan serta kemungkinan agihan diberi kepada pelajar yang tidak layak.
• Jumlah buku teks yang tidak dapat dikesan dengan cepat dan tepat.
• Permohonan buku teks baru sering berlebihan kerana data kurang tepat.
• Kerja-kerja pelupusan sering terlewat kerana kesukaran memperoleh maklumat untuk diisi dalam borang kewangan 300V  

b) Perpindahan pelajar/Kemasukan Pelajar Baru

• Proses pemulangan dan pengagihan buku SPBT bagi pelajar yang berpindah sekolah dan pelajar baru sukar untuk dipantau dan memakan masa yang panjang.  

3. MATLAMAT 

Menyedarkan semua pihak bahawa SPBT merupakan sumber yang melibatkan perbelanjaan yang besar daripada kerajaan dalam bidang pendidikan. Oleh itu, pengurusan seharusnya tidak terhad secara manual. Sebaliknya perlu diselenggarakkan dengan cekap bagi penjimatan kos, masa dan tenaga melalui pelaksanaan pengurusan SPBT secara sistematik dan efisyen untuk memartabatkan pengurusan SPBT selaras dengan pembangunan teknologi maklumat.  

4. OBJEKTIF 

Penggunaan sistem perkomputeran SPBT bertujuan untuk :

i)              Menyediakan satu program perkomputeran untuk perkhidmatan pengurusan SPBT yang lebih sistematik, bermutu dan efisyen.

ii)             Mengemas kini dan menyusun semula program serta memastikan pengurusan SPBT bertambah cekap.

iii)           Menyeragamkan satu sistem pengurusan SPBT di semua sekolah Negeri Johor.

iv)           Memudahkan data-data pelajar diperoleh untuk kegunaan pengurusan sekolah yang lain.

v)            Mengurangkan tanggungan kerja guru SPBT, AJK SPBT dan guru-guru kelas supaya tumpuan kepada pengajaran dan pembelajaran tidak terjejas.

vi)           Meningkatkan kemahiran guru-guru SPBT dalam persekitaran sistem peroperasian komputer dalam pengurusan SPBT.

vii)         Mengaplikasikan penggunaan komputer sepenuhnya dalam pengurusan SPBT.

viii)        Mewujudkan satu sistem yang dapat membantu pengurusan yang berkesan. 

5. KELEBIHAN SISTEKS 

Sistem ini juga dapat diaplikasikan dalam pengurusan lain di sekolah seperti proses pendaftaran pelajar baru, markah peperiksaan, bayaran yuran, maklumat keputusan peperiksaan UPSR dan lain-lain.